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Nancy与一些居民最近受委担任公寓共管机构（Joint Management Body，简称JMB）共管机构委员会（joint management committee ，简称JMC）成员，这也是他们第一次担此重任，对于新的身份也感到兴奋与忐忑。
最让他们感到紧张的是，他们对于《分层管理法令》（Strata Management Act 2013，简称SMA）并不熟悉，在近期的HBA与公众的分享会中，HBA志工们向Nancy讲解JMB的职务，以及需要注意的事项，在此以问答方式整理出来，希望借此让许多JMB新手成员都能受惠。
问：我们上一次的年度大会是在今年6月，那下一个年度大会(AGM)应该在何时举行？应该讨论什么事项？
答：年度大会应每年举办一次，且距离上一个会议不应超过15个月，那也就是说，Nancy的JMB应在2020年8月31日之前举行。
不过，即便过了15个月的期限，会议达致共识的议案，也一样具有法律效益。
一般上，在年度大会必须寻求通过的事项包括已审核账目通过、联合管理委员会成员委任，以及和管理与维修相关的事务。
问：如果我们过了限期依然没有举办年度大会，有何后果？
答：在SMA下，一旦委员会未能在期限内举办年度大会，视同违法，一旦罪成，将被罚款不超过RM50,000或监禁不超过三年，除非他们能提出证据证明自己已经尽己所能履行职务。
如果联合管理委员会对于举办年度大会的事务推拒或是怠慢，且错过15个月的期限，居民可以向地方市议会的建筑物委员会（Commissioner of Buildings，简称COB）投诉。
问：在年度大会举办之前，我们需要做什么？
答：联合管理委员会需要在年度大会举办的至少14天前，通知单位业主，通知方式包括将文件亲手交托，以挂号信方式邮寄或在公共空间的显眼处张贴开会通知。
开会通知必须清楚列明开会的日期、时间与地点，在年度大会中将会讨论的事项，每一个单位业主的投票权或代理投票权。
开会通知也需要附上上一次年度大会的会议记录、已审核账单、审计师的审查报告以及其他会议相关的事项资料。
问：年度大会的法定人数？
答：年度大会的法定人数为有投票权人数的一半，出席者可以是业主本身或代理人。不过，法定人数一般很难达到。因此，SMA采纳较具弹性的方式避免浪费开销与时间。如果在召开年度大会后的半小时内，出席者没有达到法定人数，则有权投票的出席者人数将被视为法定人数，年度大会可以继续进行。
问：年度大会由谁主持？
答：每一个年度大会都将由大会主席主持，主席人选将从出席会议且拥有投票权的业主当中选出，获选的大会主席，将主持会员会至结束。联合管理委员会主席不能兼任年度大会主席。
Datuk Chang Kim Loong是国家房屋买家协会（HBA）的荣誉总秘书。
HBA的联络方式：
电邮：[email protected]
网站：www.hba.org.my
电话：+6012 334 5676
英文版全文已于2019年7月26日的EdgeProp.my周报刊登，点此下载免费电子报。
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（编译：陈旖凌）
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